Plan en Do plús Check en Act

“Plan en Do, dat gaat prima bij ons, we zijn echte aanpakkers, maar Check en Act, daar schort het steeds weer aan. En daarom lukt het ons gewoon niet om onze doelstellingen te halen.”

Dit is de kern van het gesprek dat ik heb op het hoogste niveau van een grote zorgorganisatie, met meer dan 10.000 cliënten en in totaal bijna 10.000 medewerkers en vrijwilligers. Echt groot dus.

Een zo serieus haperende PDCA-cyclus, dat op directie- en bestuursniveau het probleem wordt gevoeld, onderkend, benoemd, en…? En dan?

Hoe is dit mogelijk in zo’n grote organisatie? Of misschien juist in zo’n grote organisatie?

Nou, voor Check en Act heb je altijd reflectie nodig. Reflectie op jezelf, reflectie op de ander en reflectie op de samenwerking.

En je hebt een veilige verbinding nodig. Ook weer met jezelf en met de ander, want anders blijf je in jezelf en samen om de hete brei heen draaien, kom je niet tot de echte kern en dus ook niet tot de echte verbetering. Dan is “continu verbeteren” een loze term.

Overigens is “continu verbeteren” een hippe term voor een drive die van nature in ieder mens zit, anders hadden we nooit leren lopen. Helaas wordt deze drive, in de jaren nadat we hebben leren lopen, vooral ontmoedigd, waardoor we ‘m diep in onszelf begraven. Meestal vergt het opgraven en herstellen nogal wat veiligheid, geduld en aanmoediging. Het is belangrijk om hier niet aan voorbij te gaan.

En naast reflectie en verbinding heb je voor een eerlijke Check en effectieve (en ook wel efficiënte) Act vooral ook moed nodig.

Want het vereist veel moed om écht te reflecteren.

Dus niet sociaal wenselijk pappen en nathouden, niet alleen aan de oppervlakte en voor de vorm wat bijschaven, maar volkomen eerlijk zijn tot op het niveau waar het pijn doet. In jezelf en in de samenwerking met de ander, en dat uiteraard beide kanten uit.

Alleen dan kun je zelf of samen echt bijsturen naar wat je wél wilt, alleen dan kom je tot een effectieve en een efficiënte Act. En van hieruit kom je tot een aangepast Plan en een aangepaste uitvoering, net zolang tot je je doelen wél behaalt.

Het is immers een cyclus. Een cyclus voor succes. Een cyclus die het nemen van verantwoordelijkheid nemen en de inspanning te leveren om tot het succes te komen.

Dat ontbrak bij die zorgorganisatie en daarom werk ik met ondernemers die wel de moed hebben om op zichzelf te reflecteren, die wel de verantwoordelijkheid nemen voor hun zelfontwikkeling en die wel hun doelen realiseren.